ノート術から見るインプット・ルール

今回の日経ビジネスアソシエ（３月１日号）は特集が２つ。

仕事に効くノート術
ツキを呼び込む仕事術

今回は表紙にあるように「ノート術」から。

■仕事に効くノート術
　ビジネス業界で成功を収めている１０人の手帳術と読者のノート術をふんだんに盛り込んでいます。
　個人的に興味を持ったのは、大友啓史氏と美崎栄一郎氏のノート術。
　私自身、外をであるときは常に、iPhoneなりiPadなり持ち歩いていますが、それらを効果的に使った方法でした。

　データとメモの連動は昨年から私も実践しています。
　もとがノートは全然使ってなかった人間だからか、単純にデータを詰め込むにも詰め込み方に関して、個人的に工夫をしないと効果が薄いことに悩まされていました。

・情報基地へのインプット方法の大切さ
日々、会議なり通勤中に思うアイデア、電話連絡、メールなど、さまざまな情報と向きあう機会がありますが、それら情報をきちんとルール付けしてインプットしないといけません。
私はEvernote・Dropboxや、Docuworksなどにデータのカテゴリ、種類によって入れていたりして最終的にはノートPCで管理してます。

Evernote……webスクラップ・日報などの自己管理用（即座に編集ができる）
Docuworoks……議事録・送付したり届いたりしたFAXなど業務用（即座の編集は必要ないもの）
Dropbox……アプリケーションや、pdfなど、素材そのものが重要なデータ群。

上記のアプリケーションを情報格納基地として利用していますが、それだけで満足かと問われると正直、不満が残ります。
不満というよりは、不安といったほうが正しいかも。

なにが不安なのかというと、データのインプットに関して、『自分なりのルールが決められていない』こと。
この情報基地に格納するデータの媒体として、例えば会議の内容等の記録に関しても、状況によてはPCのテキストファイルに入力したり、紙に書いたり、ころころ変わってしまいます。

テキストファイルにまとめようとしたとしても、急に会議室によばれたり、すれ違いざまに話しかけられ、そのまま会議に突入したり。
「そんなのノートPCを取りに行けば回避できるし確実でしょ」と思ったりするのですが、そう簡単にはいかないのが、中間管理職の悲しいところでして。

この結果、渡された情報をまとめても、「スキャナするデータはこれだけか？さっきはテキストファイルで入力したしその前は、メモに書いたし……漏れがあるのではないか」という不安がつきまとっています。

なので私は、「テキストファイル→Docuworks」という二段作業ではなく、「アナログ（紙）→テキスト→Dowcuworks」という三弾構えでいくことにしております。

アナログ……会議の内容・流れを記録していく。（あとICレコーダーで録音）
テキスト……紙媒体とICレコーダーをもとに、テキストにまとめる。
クリッピング……できたテキストファイルをDocuworksに取り込む。

　これで、情報がまとまりました。
手帳やメモ帳なども、この流れに組み込んで、すべてをデータとして格納していく。
これで一安心です。
現在、これを実践してきて、不安が解消されました。
正直、この方法でも、必ず漏れが発生します。
ですが、大事なのは「ルールを設けること＆レールを敷くこと」
ルールから逸脱したものは、印象に残せますので、思い出しやすいですよ。

【おまけ：自分にマッチするようにアレンジすること】
日経ビジネスアソシエですが、３年前から購入しています。
これだけ読んでいると、同じタイトルの特集が何回も現れることがあります。

おそらく、読者が常に読み続けているわけではないので、繰り返した特集になっているのだろうと思いますが、このノート術も過去に繰り返してきました。
過去の記事を振り返って読んでみれば、似たような記事はいくつかあります。
ですが、それはあくまでも「似たよう」であって、同じではありません。
じゃあどこが違うのというと、前の記事にプラスアルファ（もしくは、自分なりにアレンジ）を重ねたものが掲載されています。

『この記事に自分の環境を考えてこういった要素を追加した結果、成功した。』

同じことを真似しても、ある程度までは有効かもしれませんが、いつかは違う状況が発生してそのままでは通用しないことが発生します。

ですので私も、（これまでの記事含めて）、参考にしつつ、自分なりにアレンジしていきます。
あくまでも、この特集は、『ツールの紹介』であり、同じことをすれば、同様に成功することを証明するわけではないということを自分自身に言い聞かせています。